Объекты с которыми работает access. Окно и объекты субд microsoft access. Основные объекты БД Access
Основными объектами базы данных, с которыми позволяет работать Access являются:
Таблицы;
Запросы;
Страницы доступа к данным;
Макросы;
Для создания этих объектов и их редактирования имеются специальные средства конструирования. Каждый объект имеет свои свойства, определяя которые можно его настроить.
Таблицы являются главным хранилищем данных в базе данных.
Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц по заданному в нем условию. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы, можно также создать новые таблицы.
Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных на экране дисплея в удобном для пользователя виде. Форму можно также вывести на печать.
Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать. Предварительно отчет можно просмотреть на экране.
Макрос - это описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. С помощью макросов можно выполнять такие действия, например, как открытие какой либо формы, таблицы или отчета, выход из Aсcess и др.
Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных.
Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.
Таблицы.
Структура таблицы.
Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.
Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:
Имя поля;
Тип данных;
Перечень свойств;
Описание.
Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «"», «.», «,», «!», « [», «]». Имя не должно начинаться с пробела.
Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.
Таблица может содержать следующие 9 типов полей:
- Текстовый . Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
Поле Memo . Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов.
- Числовой . Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - 8 байт.
- Дата/время. Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.
- Денежный . Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
- Счетчик . Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
- Логический . Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
- Поле объекта OLE . Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете.
- Гиперссылка . Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.
Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.
Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:
- размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;
- формат поля определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, например, для числового поля это может быть основной, денежный, с фиксированной запятой, экспоненциальный, процентный и т.д.;
- число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);
- маска ввода задает маску ввода, облегчающую ввод данных в элемент управления - поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____.
- подпись задает текст, который выводится в таблицах, формах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;
- значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город.
- условие на значение позволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;
- сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение";
- обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия;
- индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.
Описание представляет собой краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.
Индексирование таблиц
Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата . Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Например, в таблице Сотрудники можно создать индекс по полю КодСотрудника , которое содержит уникальные значения кода, или по полю Фамилия , которое может содержать повторяющиеся значения.
Не допускается создание индексов для полей MEMO , гиперссылок и объектов OLE.
Допускается создание произвольного количества индексов. Индексы создаются при сохранении макета таблицы и автоматически обновляются при вводе и изменении записей. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме конструктора таблицы.
Индекс - это внутренняя служебная таблица, содержащая два столбца. Первый столбец содержит значения индексируемого поля, второй - адреса записей, имеющих это значение. Индексы позволяют осуществлять быстрый поиск строки с заданным значением индексного поля.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.
Создание таблицы
Существует пять способов создания новой таблицы:
1). В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1 , ПОЛЕ2 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.
2). В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.
3). В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.
4). В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.
5). В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.
Выбор режима создания таблицы осуществляется в окне База данных при нажатии кнопки Создать .
Создание структуры таблицы представляет собой многошаговый процесс:
Определение имен полей, их типов и описаний;
Определение свойств полей;
Определение ключевого поля.
Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.
Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка "Ключ" с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле Счетчик , содержащее уникальный номер записи таблицы.
8.6.4. Установка связей между таблицами.
Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения. Связь устанавливается на схеме данных. Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.
Access позволяет устанавливать связи следующих типов:
Связь один-к-одному , при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.
Связь один-ко-многим используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.
Связь многие-к-одному указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.
Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами и поддерживающие целостность данных.
Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.
При создании связи таблиц определяется необходимость поддержания целостности данных. Если необходимо поддерживать целостность данных, то Access требует жесткого соответствия между базовыми и подчиненными записями (т.е. записей – «сирот» быть не может). При создании связи можно и не накладывать условие целостности данных, тогда в структуре базы могут присутствовать базовые записи без подчиненных и наоборот (т.е. записи – «сироты»).
Access создает связи определенного типа в зависимости от значений связанного поля базовой таблицы. Если связанное поле базовой таблицы не индексировано, то Access не может установить природу связи, и такая связь описывается, как «не определено».
Если связанное поле базовой таблицы индексировано, то тип связи определяется в соответствии со следующими правилами:
Если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то имеет место связь типа «один-к-одному»;
Если в подчиненной таблице содержатся повторяющие значения в связанном поле, то имеет место связь типа «один-ко-многим».
Схема данных отображается в окне Схема данных , в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями (см. рис.)
Для того, чтобы вызвать окно Схема данных можно выполнить команду СЕРВИС/Схема данных и щелкнуть по кнопке инструментальной панели с соответствующим названием.
Добавить таблицу на схеме данных можно щелчком правой клавиши и выбрать в контекстном меню пункт Добавить таблицу , выполнив команду СВЯЗЬ/Добавить таблицу или щелкнув по кнопке с таким названием на инструментальной панели Связь .
В окне Схема данных отдельные таблицы можно скрывать и отображать.
Для установки связи между таблицами следует перетащить поле базовой таблицы в поле подчиненной таблицы. В появившемся окне Связи щелкнуть по кнопке Создать .
Для устанавливаемой связи следует задать параметры.
В окне Связи можно изменить связь, если она была установлена неверно, выбрав в списках полей связываемых таблиц нужные поля.
Обычно следует включить поддержку целостности данных с помощью флажка Обеспечение целостности данных . Если такая установка произведена, то становятся доступными параметры Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей .
Если поле ключа в первичной таблице является полем связи между таблицами, то указанные опции должны быть выбраны для всех связей.
Если включена поддержка целостности данных в установленной связи, то на схеме линия типа 1 - ∞ изображается более жирной.
Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема 2. Основные объекты СУБД MS Access.
- Таблицы.
- Запросы.
- Формы.
- Отчеты.
- Макросы и модули.
Краткие сведения о программе.
Access это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции. С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.
Access является приложением Windows, поэтому они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. Все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.
Access это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.
В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.
Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
Мастер (Wizard) специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.
Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access (как и во всем Microsoft Office) компания Microsoft добавила новое средство Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.
Таблицы.
Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Таблица это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта и их свойства. Тело содержит кортежи, каждый из которых представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой строки.
При разработке структуры таблицы, прежде всего, необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора.
Типы данных Access и их описание.
|
Тип данных |
Описание |
|
Текстовый (Значение по умолчанию) |
Текст или числа, не требующие проведения расчетов (до 255 знаков) |
|
Числовой |
Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов |
|
Дата/время |
Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно |
|
Денежный |
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
|
Поле MEMO |
Для хранения комментариев (до 65535 символов) |
|
Счетчик |
Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя |
|
Логический |
Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет) |
|
Поле объекта OLE |
Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access |
|
Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления, путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка |
|
|
Мастер подстановок |
Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля |
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
- использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;
- мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц;
- ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
- определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.
Чтобы ввести данные в ячейку таблицы, нужно перевести курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши ячейка очищается, если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу
Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.
Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.
Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.
Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Для этого переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Если нужно просматривать каждое заменяемое значение, то надо щелкнуть по кнопке <3аменить>, а если нет один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.
Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.
Фильтр это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.
Фильтр по выделенному фрагменту это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, вам нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Выделите слово Доцент в любой из записей. Щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному> (или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), и Access выберет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Доцент. Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка <Применить фильтр> (третья кнопка фильтрования, на которой изображена воронка) затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки <Фильтр по выделенному>. Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните правой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).
Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...
Записи таблицы можно распечатать. Простейший способ сделать это выбрать команду Файл, Печать или щелкнуть по кнопке <Печать> на панели инструментов. Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице. Управлять распечатыванием можно из диалогового окна «Печать», выбирая представленные ниже опции:
Перед печатью всегда необходимо просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого щелкните по кнопке <Предварительный просмотр> на панели инструментов или выберите команду Файл, Предварительный просмотр. При этом появится окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.
Запросы.
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.
В Access можно создавать следующие типы запросов:
- запрос на выборку;
- запрос с параметрами;
- перекрестный запрос;
- запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
- запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)
Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.
При выполнении запроса на выборку Access извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. После закрытия запроса результирующий набор данных прекращает свое существование. Хотя сам по себе динамический набор данных больше не существует, данные, которые в нем содержались, остаются в базовых таблицах.
Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый запрос». В окне нужно выбрать пункт Простой запрос. В окне мастера запросов нужно:
- выбрать объект (таблицу или запрос), на основе которого создается запрос;
- из перечисленного списка полей выбрать те, которые содержат данные для просмотра или изменения;
- выбрать вид запроса подробный;
- задать имя запроса;
- установить переключатель Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово.
Окно конструктора запроса состоит из двух областей. В верхней области система отображает структуру таблиц (запросов), из которых были выбраны поля в создаваемый запрос. В нижней части окна формируется структура текущего запроса (Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, условие отбора). Выражения в условия отбора можно заносить либо с клавиатуры, либо с помощью Построителя выражений. Все критерии отбора, указанные в одной строке, связаны логической операцией «и», в разных строках «или».
Запрос с параметрами это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Запрос с параметром создается аналогично запросы на выборку, но в строке Условие отбора в квадратных скобках вводится строка-подсказка.
Итоговый запрос. Во многих случаях вычисления итоговых значений проще и эффективнее выполняются в запросах. Для создания итогового запроса в режиме конструктора нужно выполнить команду Вид, Групповые операции и выбрать нужную функцию из списка Группировка: Sum сумма, Avg среднее, Min минимум, Max максимум, Count количество.
Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде. Перекрестный запрос состоит из трех полей, из которых одно определяет заголовки строк, второе заголовки столбцов, третье (обязательно должно быть числовым) определяет значения, по которым рассчитываются итоги. Если в перекрестный запрос выбираются поля из разных таблиц, то предварительно нужно создать простой запрос на выборку, содержащий данные поля, а затем на его основе создать перекрестный запрос.
Запросы на изменение БД. Эти запросы приводят к необратимым изменениям данных в некоторых записях.
Запрос на создание таблицы. Создает новую таблицу на основе данных одной или нескольких таблиц, которая будет являться подмножеством исходной таблицы.
Запрос на добавление записей. Пополняет таблицы БД группой новых записей. Данные могут быть добавлены из другой БД.
Запрос на удаление записей. Удаляет группу записей одной или нескольких таблиц, удовлетворяющих заданному условию.
Запрос на обновление. Изменяет значения в группе записей одной или нескольких таблиц.
Запросы с вычисляемыми полями. Можно создать запрос с дополнительным полем, которого нет в исходной таблице. Такому полю присваивается имя Выражение N . Для построения выражения используется построитель выражений.
Запросы SQL . Создаются с помощью конструкций языка SQL для обращения к серверам баз данных в сетевой версии СУБД.
При сохранении запроса остается только структура запроса перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При сохранении в базе данных запрос, по сравнению с результирующим набором данных, имеет ряд преимуществ:
- на физическом носителе информации (обычно это жесткий диск) требуется меньший объем пространства;
- запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.
При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.
Формы.
Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.
При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.
Создать форму можно несколькими способами. В режиме базы данных нужно открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно, в котором указаны способы создания формы.
С помощью Конструктора можно создать форму самостоятельно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают задание виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда новая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица со сводной таблицей Excel.
Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме можно выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная.
Если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.
Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора.
Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Перемещаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные.
Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы Просмотр и печать форм также производятся аналогично тому, как это производится с таблицами.
Отчеты.
Отчет это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать Access, предлагает различные варианты макетов отчета. Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты для просмотра данных. В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.
Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов. Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.
В режиме конструктора бланк отчета разделяется на несколько областей: область данных (размещаются записи из таблицы или запроса), заголовок отчета (размещается в начале бланка отчета), область примечаний (размещается в конце отчета), верхний и нижний колонтитулы (в области нижнего колонтитула обычно выводятся номера страниц отчета и текущая дата), заголовок и примечание группы (присутствуют в бланке отчета, если задана группировка записей). Группа это набор записей, выделяемых по определенному признаку.
Макросы и модули.
Макрос это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые могут выполняться в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. Можно из одного макроса запустить другой макрос и функцию модуля.
Модуль это объект, содержащий программы на Microsoft Access Visual Basic , которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.
PAGE 1
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
| 9104. | СУБД MS Access. Отчеты | 398.91 KB | |
| Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета. | |||
| 9102. | СУБД MS Access. Создание запросов | 811.23 KB | |
| При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку. | |||
| 9877. | Создание пользовательских баз данных в СУБД Access | 290.11 KB | |
| Создание пользовательских баз данных в СУБД ccess посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. Использование данной базы данных позволяет сократить время требуемое на подготовку отчетов уменьшить непроизводительные затраты что дает для частного предприятия прямой экономический эффект... | |||
| 20690. | СУБД Access база данных Музыкальная школа | 448.49 KB | |
| Существует несколько разновидностей систем управления базами данных СУБД одни ориентированы на программистов другие - на обычных пользователей. Она позволяет не прибегая к программированию с легкостью выполнять основные операции с БД: создание редактирование и обработка данных. Microsoft ccess служит удобным инструментом для ввода анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений. | |||
| 9098. | СУБД MS Access. Работа с данными таблицы. Создание форм | 622.88 KB | |
| Правка данных и печать формы. Формы. Процесс создания новой формы аналогичен созданию таблицы т. надо просто выбрать объект базы данных Формы Создать и далее в диалоговом окне Новая форма выбрать режим создания формы. | |||
| 7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
| Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
| 9099. | СУБД MS Access. Назначение, функциональные возможности. Построение простых реляционных таблиц | 343.83 KB | |
| Итак на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС: структурирование данных и построение двумерных таблиц; основы реляционного подхода основы алгебры логики и принципы поиска информации. Создать новую базу данных файл.MDB открыть существующую базу данных файл. ccess многооконное приложение однако в любой момент может быть открыто только одна база данных. | |||
| 13839. | Проектирование базы данных нотариальной конторы с использованием технологий СУБД Access | 13.53 MB | |
| Нотариат – один из важнейших институтов правовой системы, призванный способствовать формированию демократического правового государства, в котором надежно защищены права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий. | |||
| 7643. | Основные принципы работы с базой данных в Microsoft Access | 9.01 KB | |
| Основные принципы работы с базой данных в Microsoft ccess. Что такое База данных. Проектирование базы данных. Создание базы данных. | |||
| 13081. | Основные понятия и объекты неорганической химии | 5.83 MB | |
| Эти столкновения предполагаются идеально упругими поэтому суммарный импульс всех молекул системы в результате столкновений не убывает несмотря на то что при отдельных столкновениях происходит передача импульса от одной движущейся молекулы к другой. Число молекул газа в единице объёма системы величина постоянная... | |||
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.
Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос – это вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
Запрос на выборку;
Запрос с параметрами;
Перекрестный запрос;
Запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
Запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
Форма – это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма – это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.
В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой:
Режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
Режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;
Режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;
Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
- режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;
- режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.
Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд . В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.
Модуль – объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.
Окно и объекты СУБД Microsoft Access
Окно СУБД Microsoft Access
В окне БД представлены два раздела (вертикальный ряд кнопок слева - см. рис.):
Раздел Объекты : вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отче ты, макросы, модули.
Раздел Группы, где создаются пользовательские группы объектов, предназначенные для хранения ссылок на объекты различных типов. Изначально в разделе Группы существует единственная группа Из бранное.
Рабочее поле окна
Щелчок по выбранному объекту отображает в рабочем поле окна режимы создания объекта (в нашем примере - 3 режима создания таблиц), а также список созданных ранее объектов выбранного типа (в нашем примере они отсутствуют; при их наличии они располагаются здесь же).
Объекты различных типов могут быть объединены в группы. Группы позволяют в больших БД объединить объекты одной темы. Для внесения объектов в группу вызывается контекстное меню требуемого объекта (щелчком правой клавиши мыши по его пиктограмме), выбирается команда Д обавить в группу и в ней группа, в которую включается объект (при необходимости можно тут же создать новую группу). На нижеследующем рисунке приведен пример. Объекты представляются в группе ярлыками, ссылающимися на включенный в группу объект.
Объекты СУБД Microsoft Access
СУБД Microsoft Access позволяет создавать следующие объекты:
Таблицы , предназначенные для хранения информации об одном отдельном объекте из заданной предметной области. Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным. Посредством первичных ключей между таблицами создаются связи для совместного использования данных из отдельных таблиц.
Формы для ввода, корректировки и просмотра информации в удобном для пользователя виде. С помощью форм можно накладывать ограничения на доступ к данным, осуществлять контроль вводимых данных, получать расчетные данные, выводить сообщения. Возможна обработка событий, возникающих в процессе работы с формой. Форму можно создать на основе любой таблицы или запроса.
Запросы позволяют выбрать требуемые данные из одной или нескольких связанных таблиц с помощью определенного пользователем условия, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. При этом могут использоваться таблицы БД, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Запрос может строиться непосредственно и на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.
Отчеты для формирования выходных документов, содержащих необходимые результаты, и вывода их на печать. Основой для создания отчета могут служить таблица, запрос.
Макросы для записи последовательности макрокоманд (действий), выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления. Макрос записывается единожды и исполняется многократно, используется для выполнения часто повторяющихся операций для повышения эффективности работы (вспомните макросы из Microsoft Word ).
Модули стандартные - отдельные объекты БД. Предназначены для группировки взаимосвязанных процедур (инструкций, написанных на языке программирования Visual Basic для приложений, которые выполняют необходимые операции и вычисления). Выполняться могут только процедуры, содержащиеся в модуле. Запросить выполнение модуля в целом невозможно. Процедуры этих модулей доступны из любых других объектов БД. Вызов этих процедур можно выполнить из процедур других стандартных модулей, процедур обработки событий, макросов и просто из выражений.
Модули форм и отчетов для сохранения процедур, связанных с обработкой событий в форме или отчете (щелчок мыши на элементе формы или отчета, двойной щелчок мыши, получение элементом фокуса и т. д.), а также обычных процедур для типовых действий.
Введение
Системы управления базами данных (СУБД) – это класс прикладных программных продуктов, предназначенных для работы со структурированной информацией. База данных(БД) – это информация, собранная или полученная в результате обработки данных из объектов для удовлетворения запросов и потребностей пользователя.
Можно выделить пять моделей организации данных, которые используются в БД:
иерархическая
реляционная
смешанная
объектно-ориентированная.
Большинство современных БД являются реляционными.
Реляционная модель данных получила название от английского термина relation – отношение. Её предложил в 70-е годы сотрудник фирмы IBM Эдгар Кодд. При соблюдении определенных условий отношение представляется в виде двухмерной таблицы, привычной для человека.
Достоинствами реляционной модели являются простота, удобство реализации, наличие теоретического обоснования и возможность формирования гибкой системы БД, допускающей настройку при формировании запросов.
Реляционная модель данных используется в основном в БД среднего размера. При увеличении числа таблиц в базе данных падает скорость работы с ней.
СУБД MS Access применяется для хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.
База данных в MS Access представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.
База данных в MS Excel , в отличии от базы данных в MS ACCESS, является удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Базы MS Excel 2003 предназначаются, в большей степени, для индивидуального использования.
Основные функции СУБД MS Access - это определение данных, описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.
База данных в MS Access содержит совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче. Способы организации базы MS Access обеспечивают удобное представление всей совокупности данных или любой их части.
Объекты СУБД MS Access 2003
В MS Access в окне создания таблиц находятся семь вкладок, представляющие шесть видов объектов, с которыми работает программа:
1. Таблицы- основной объект MS Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. MS Access создает также системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.
Рисунок 1
2. Запросы– используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.
В Microsoft Access существует несколько видов запросов:
o запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;
o запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);
o запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.
3. Формы– используются для организации удобного и интуитивно понятного интерфейса пользователя для работы с данными. Формы можно рассматривать как настраиваемые диалоговые окна. Формы также могут содержать элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления могут быть текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
4. Отчеты– используются для предоставления пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Отчеты можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы. В отчете невозможно изменить исходные данные. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.
5. Макросы- небольшие программы на языке макрокоманд системы Access. Макрос представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются последовательно или в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и аргументы, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.
6. Модули- процедуры на языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Язык программирования VBA является общим инструментом для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office в качестве среды разработки.
7. Страница доступа к данным не рассматривается как объект. Это – веб - страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к базе данных можно просматривать, добавлять, обрабатывать и корректировать данные. Страница доступа к данным может содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму, разрешение вопросов с которым описано отдельно. У каждой страницы доступа к данным имеются свойства, которые пользователь может задавать для изменения внешнего вида или характеристики этого элемента. Просматривать и изменять свойства можно с помощью окна свойств или редактора сценариев Microsoft Visual Script Editor.
Создание базы данных
Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо продумать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания эффективной базы данных.
Шаги создания структуры базы данных:
o формулирование цели создания базы данных
o определение основных её функций
o определение содержания и формата данных
o информация в таблице не должна дублироваться.
o каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
o в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
o информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
Работа в базе данных
Таблицы
Основной объект базы данных - таблица может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра.
В режиме просмотра возможен ввод и изменения данных в раннее созданной таблице и добавление и удаление строк. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени.
Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.
Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).
В MS Access действуют ограничения на имена полей.
Имя поля:
3. не может содержать точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ()
4. не должно начинаться с пробела
5. не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31)
6. допускает пробелы. Необходимо помнить, что они могут вызывать конфликты при работе с другими системами
7. не должно совпадать с зарезервированными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Sum и т.п.
8. должно быть уникальным в пределах таблицы.
После задания имени надо выбрать тип поля. Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Для некоторых типов полей, например, поля типа «дата», осуществляется и более сложная проверка. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то необходимо исправить ошибку, так как СУБД не дает других возможностей продолжить работу.
Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы “Тип поля”, то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа “Описание” может не заполняться. Эта графа используется в целях документирования проекта.
Допустимые типы полейв Access и их краткая характеристика приведены в таблице 1:
| Текстовый | Текстовое поле может содержать текст или числа, не требующие проведения расчетов, максимальное количеств символов - 50 (255 байт). |
| Поле MEMO | Это поле может содержать длинный текст до 64 Кбайт(65535 символов) |
| Числовой | Поле для числовых значений, до 8 байт |
| Дата/время | В поле содержатся данные о дате и времени, 4 байта |
| Денежный | Эти поля содержат денежные суммы |
| Счетчик | При добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа удобно использовать для ведения каталогов с уникальными номерами. |
| Логический | Это поле может принимать только два значения: «Да» и «Нет», 1 бит |
| Поле объекта OLE | В этом поле могут храниться связанные или внедренные объекты. Максимальный объем данных в этом поле может достигать 1 Гбайта. |
| Гиперссылка | В полях этого типа могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet . |
Таблица 1
Описание свойств полей
В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля.
Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:
o размер поля
o формат поля
o маска ввода
o значение по умолчанию
o условия на значения
o сообщение об ошибке
o обязательное поле
o пустые строки
o индексированное поле
Размер поля
Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преобразуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.
Условия на значения
Предназначено для определения ограничений. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие: >#1.92#, заданное как “Условие на значения” для поля “ДАТА_ПРИЕМА_НА_РАБОТУ”, будет означать, что допустим ввод дат только после 1992 года.
Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Выражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы.
Условия на значения для записей задаются в окне свойств таблицы, вызываемом командой “Свойства” меню “Вид” в режиме конструктора таблицы.
Маска ввода
Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.
Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.
Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска позволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных - в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии, состоящей из одной буквы.
В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:
>L Символ “L” в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ “?” обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ “>” преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ “<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру. Индексированное поле
Индексированное поле можно использовать для контроля на уникальность. В Access, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства “уникальный индекс” в это поле не допускается ввод повторяющихся значений. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных полей тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ - это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле. В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа. Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE. Есть несколько способов создания новой таблицы отличающихся уровнем автоматизации: 1. Режим таблицы – открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 …
и т.д. 2. Конструктор– наиболее универсальный метод. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. 3. Мастером таблиц пользуются наиболее опытные разработчики. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. 4. Импорт таблиц – самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную. 5. Связь с таблицами– используют в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком. Наиболее часто используемый способ – Конструктор. В режиме Конструктора легко выполняются операции добавления нового поля, а также перемещение, переименование и удаление полей. Закончив создание структуры таблицы в Конструкторе, нужно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.